Vier Tipps zur Vermeidung von Zeitverschwendung und zur Steigerung Ihrer Produktivität

Hatten Sie am Ende eines Tages auch das Gefühl, dass Sie nicht viel erledigt haben? Dann sind Sie damit nicht alleine. Steve McClatchy, Autor von „Decide, Work Smarter, Reduce your Stress and Lead by Example” (zu Deutsch etwa: „Entscheide, arbeite klug, reduziere den Stress und führe anhand der Vorbildwirkung”), berichtet in seinem Buch über die vier häufigsten Ablenkungen bei der Arbeit und wie sie vermieden werden können.

Zeiträuber Nr. 1: Soziale Medien

McClatchy sagt, die beiden größten Zeiträuber bei der Arbeit sind die sozialen Medien und das Internet. Eine Studie, durchgeführt von OfficeTeam, berichtet, dass eine Stunde Ihrer Arbeitszeit damit verschwendet wird, durch Ihr Smartphone zu scrollen – und wir werfen etwa 80 mal pro Tag einen Blick auf unser Smartphone.

McClatchy empfiehlt, die Benachrichtungen Ihres Smartphones dementsprechend anzupassen, damit Sie die Pop-up-Funktion und Ihren Impuls, diese zu checken, kontrollieren können. Oder Sie benützen eine App wie z. B. App Detox, mit der Sie die Zeit beschränken können – nach Ablauf der gesetzten Zeitspanne wird die App gesperrt und hindert Sie somit an der weiteren Benützung.

„Das klingt etwas ironisch, eine Technologie zu nutzen, die uns die Nutzung der Technologie beschränkt, aber so weit sind wir inzwischen“, sagt McClatchy.

Zeiträuber Nr. 2: Arbeitsunterbrechungen

Wir unterhalten uns jeden Tag mit unseren Kollegen, aber diese ständigen Unterbrechungen können unsere Produktivität einschränken.

„Es gibt Zeiten für die sozialen Kontakte und Zeiten, wo wir produktiv sein sollen“, sagt McClatchy.

Er empfiehlt, die Unterbrechungen gezielt anzusprechen und die Unterhaltung zurück auf die Tätigkeit zu lenken, bei der Sie sich gerade befunden haben. Außerdem sollten Sie bestimmte Arbeits-Zeitfenster definieren, so dass Ihre Kollegen wissen, dass Sie währenddessen nicht gestört werden wollen und Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Zeiträuber Nr. 3: Multitasking

McClatchy sagt, dass wir glauben, wir könnten mehrere Tätigkeiten gleichzeitig ausführen – in Wirklichkeit ist dies allerdings leichter gesagt als getan.

„Sie können eine nicht-geistige Aktivität und eine geistige Aktivität gleichzeitig ausführen, z. B. können Sie ein Auto lenken und sich gleichzeitig mit Ihrem Kollegen unterhalten“, erklärt er. „Aber Sie können nicht gleichzeitig einem Meeting folgen und eine E-Mail beantworten“, denn dies sind beides geistige Aktivitäten.

Zeiträuber Nr. 4: Sie haben eine zu lange To-do Liste

McClatchy sagt, seine Liste an Dingen, die zu erledigen sind, ist relativ kurz und umfasst nur wenige Punkte. „Wenn ich eine To-do-Liste sehe, die zwölf oder 15 Aufgaben umfasst, dann weiß ich, dass diese nicht an einem Tag erledigt werden können und auf den nächsten Tag verschoben werden – oder unter Umständen gar nicht erledigt werden“, sagt er.

McClatchy empfiehlt, die Tätigkeiten in Kombination mit einer Benachrichtigungsfunktion in Ihrem Smartphone-Kalender zu speichern und sie dann zu erledigen, wenn die Benachrichtigung aufscheint.

„Wenn Sie etwas heute nicht erledigen können, dann sollten Sie sich auch nicht heute damit beschäftigen“, empfiehlt er.