Ein Informatik-Professor liest E-Mails nur ein- bis zweimal pro Woche — hier sind seine Tipps für fokussiertes Arbeiten

Katie Byrne
·Lesedauer: 5 Min.

Das unerbittliche Hin und Her in unseren E-Mail-Fächern ist eine anstrengende Ablenkung am Arbeitsplatz. Sie kann dazu führen, dass wir uns nicht mehr konzentrieren können und unsere tägliche Aufgabenliste nicht vollständig erledigen. Über mehrere Jahre hinweg hat Cal Newport, Informatik-Professor an der US-amerikanischen Georgetown University, daran gearbeitet, so selten wie möglich in sein E-Mail-Postfach zu schauen. Heute hat er es auf ein- bis zweimal pro Woche reduziert.

In „Eine Welt ohne E-Mails“ (A World Without Emails) gibt er Tipps dazu, wie Menschen ihre E-Mail-Postfächer besser regulieren können. Seiner Meinung nach ist das E-Mail-Konto wie ein „hyperaktiver Bienenstock“ — ein andauerndes Hin und Her von Benachrichtigung unter Kolleginnen und Kollegen. Dieses Übermaß an Inaktion hindert uns daran, uns zu fokussieren. Es beeinträchtigt unsere Produktivität und unser Gefühl der Ruhe.

„Es gibt zwei Möglichkeiten, das Problem anzugehen“, erklärte Newport in einem Gespräch mit Business Insider. „Die eine ist, eure Gewohnheiten zu verändern, wie ihr mit eurem Posteingang umgeht. Das setzt voraus, dass die Kommunikation notwendig ist. Ihr solltet hinterfragen, wie oft ihr euer Postfach überprüft und wie ihr die Mails schreibt, die ihr verschicken müsst. Die zweite Art und Weise besteht in festgelegten Arbeitsabläufen, Regeln und Richtlinien, wie ihr arbeitet und zusammenarbeitet. Ihr müsst die zugrundeliegenden Prozesse, wie ihr kommunizieren wollt, gezielt angehen und festlegen.“

Wir haben euch die vier Tipps von Cal Newport zusammengefasst, mithilfe derer ihr den Überfluss an E-Mails am Arbeitsplatz begrenzen könnt.

1. Reduziert ungeplante E-Mails

Das Hauptproblem besteht nicht im Überprüfen des Posteingangs während der Arbeit an sich. Vielmehr sind es die „ungeplanten“ Nachrichten, die täglich eintrudeln und besonders ablenken, sagt Newport. Ihr seid gerade mit etwas beschäftigt und plötzlich kommt eine unerwartete E-Mail an. Diese Unterbrechung kann möglicherweise einen Strom von Antworten auslösen.

„Unternehmen sollten sich fragen: ‚Wie können wir die Anzahl der E-Mails minimieren, die zu einem ungeplanten Zeitpunkt eintreffen und eine Antwort erfordern?‘“ Das heißt: Bessere Methoden für die Kommunikation zu finden. Das kann zum Beispiel bedeuten, E-Mails durch Telefonate zu ersetzen oder über ein Projekttool wie Trello zu arbeiten. „Führt eine andere Form der Zusammenarbeit ein, bei der die Arbeit mit weniger Nachrichten erledigt werden kann“, sagt Newport. Wenn ihr seltener euer Postfach überprüft, werdet ihr langsamer auf die Dinge reagieren, fügte Newport ebenfalls hinzu.

Für die jüngste Veröffentlichung seines Buches etwa beschlossen Newport und sein Werbeteam, ein gemeinsames Dokument zu erstellen. Dort trugen sie Interviewmöglichkeiten ein, er fügte Notizen hinzu, bestätigte Termine und nahm Kalendereinladungen an. In Notfällen konnte sein Team ihn anrufen oder Textnachrichten senden. „Ungefähr 200 Posteingangsprüfungen wurden durch ein paar Kontrollen pro Woche ersetzt“, sagte Newport. „Für mich ist das ein großer Gewinn. Ihr solltet nicht die Bequemlichkeit des Augenblicks in den Vordergrund stellen, sondern die Beseitigung ungeplanter Nachrichten.“

Das Festlegen von Regeln und Richtlinien ist auch für den Umgang mit Kundinnen und Kunden entscheidend. Ein klares Kommunikationssystem vom ersten Tag an sorgt für das Vertrauen der Kundinnen und Kunden und für eure eigene Möglichkeit, konzentriert zu arbeiten, sagte er. „Klarheit übertrumpft Erreichbarkeit“, so Newport.

2. Wenn sich euer Arbeitsumfeld nicht ändern will, ändert euch selbst

Solange Unternehmen sich nicht anders entscheiden, werden sich die meisten wohl weiterhin auf schnellen und häufigen E-Mail-Verkehr verlassen müssen, um Entscheidungen zu treffen. Wenn das der Fall ist, so Newport, solltet ihr den Weg vorgeben. Um eine individuelle Veränderung anzustoßen empfiehlt er, die Hauptaufgaben eures Arbeitstages zu bestimmen. Von diesem Punkt aus könnt ihr feststellen, welche Aufgabe welche Art von Kommunikation für eine optimale Leistung erfordert.

Allerdings ist es nicht notwendig, euren neuen Umgang mit E-Mails allen anzukündigen. „Verkündet nicht, welche Änderungen ihr vornehmt und warum. Das schafft nur harte Fronten, an denen ihr mit anderen aneinandergeraten könntet“, sagte er. „Ihr könnt euer Team sogar zu diesen neuen Methoden anregen, ohne dass sie es wissen.“

3. Beschränkt die Zugriffsmöglichkeiten auf euren Posteingang

Wenn ihr wisst, dass ihr reflexartig auf neue E-Mails auf diversen Geräten reagiert, solltet ihr diese Versuchung reduzieren. Newport etwa deinstallierte seine E-Mails auf dem Smartphone. „Ich war lange frustriert darüber“, sagte er, als er feststellte, dass er seinen Posteingang als „etwas zu tun“ ansah. Er entschied sich, Google nicht auf seinem Telefon zu authentifizieren. Das bedeutete, dass er seine E-Mails nicht auf diese Weise abrufen konnte.

Ein weiterer Trick ist, mehrere E-Mail-Adressen zu haben. Das mag zunächst kontraintuitiv erscheinen. Newport hat derzeit sechs Accounts. Die unterschiedlichen Adressen nutzt er für verschiedene Kommunikationsstränge. Diese Methode ermöglicht, dass er das relevanteste Konto abrufen kann, ohne dabei die anderen E-Mails zu sehen. Das würde die „Ineffizienz“ eines Allzweck-Posteingangs beseitigen, so Newport.

4. Denkt über euer Arbeitsumfeld für die Zeit nach dem Home Office nach

Das Arbeiten aus dem Home Office seit dem vergangenen Jahr hat das Messaging deutlich intensiviert. Einiges davon mag abklingen, wenn die Büros wieder vollständig öffnen dürfen. „Das ist Sozialpsychologie“, so Cal Newport. „Wenn ich euch persönlich sehe, überlege ich mir wahrscheinlich zweimal, ob ich euch eine E-Mail schicke, die euch mehr Arbeit aufbürdet.“

Ihr könnt noch jetzt im Home Office überlegen, was ihr euch für die Zukunft in Bezug auf Kommunikation wünscht. Newport hat bereits einen Plan, wenn er, wohl im Herbst, auf den Campus zurückkehrt. „Ich werde zusätzliche Sprechstunden anbieten, wenn ich wieder auf dem Campus bin“, sagte er.

„Ich werde sie wahrscheinlich zeitlich verlängern, damit ich mehr erledigen kann. Ich habe viele Studierende. Einige von ihnen wollen mit mir über Bücher oder den Podcast sprechen und ich sage immer nur: ‚Hier ist meine Sprechstunde, meine Tür ist offen. Solange wir uns nicht von der Grundannahme verabschieden können, dass man mit Hin- und Her-Nachrichten die Dinge regeln kann, werden wir das Problem nicht lösen. Der Fokus muss sich von ‚Einzelpersonen gehen ihre Postgänge falsch an‘ zu ‚Organisationen strukturieren ihre Arbeit falsch‘ verschieben.“

Dieser Artikel wurde von Julia Knopf aus dem Englischen übersetzt und editiert. Das Original lest ihr hier.