Fünf Todsünden bei der Planung von Großraumbüros

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Fünf Todsünden bei der Planung von Großraumbüros

Es birgt viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team vor vollendete Tatsachen, anstatt sie in den Prozess einzubinden. So ist das Scheitern ist absehbar.


Moderne Bürolandschaft oder schädliche Arbeitsumgebung? Kaum etwas ist in der Businesswelt so umstritten wie das Großraumbüro. Dabei klingt es doch so verlockend, wie wir in unserer schönen neuen Arbeitswelt arbeiten sollen: offen, dynamisch, agil, smart, transparent, flexibel, kreativ, kollaborativ und – na klar – unglaublich konzentriert und erfolgreich.


Billiger ist das Ganze auch noch, denn der Chef muss – Lufthansa, Adidas und Commerzbank machen es vor – keine Schreibtische, von denen es in Summe deutlich weniger gibt als Mitarbeiter, aufstellen. Im Vergleich zu Einzel- oder Zweierbüros sparen Unternehmen dadurch 20 Prozent der Bau- und späteren Energiekosten. Sogar die Kommunikation in der Belegschaft nimmt zu – allerdings laufen die meisten Gespräche ungefähr so ab:
„Auf!“, verlangt einer.
„Bist Du wahnsinnig?“, antwortet die andere. „Zu!“
„Auf, sage ich!“
„Zu, sage ich!“
„Auuuuf!“
„Zuuuuuu!“
Natürlich geht es um das Öffnen der Fenster – miefige Luft und fahle Gesichter sind im Großraumbüro schließlich der Standard und die Fronten verhärtet. Dieselben Endlos-Diskussionen gibt es beim Thema „Heizung“ oder „Jalousien“ oder wenn es darum geht, ob der lauwarme Döner oder in der Mikrowelle aufgewärmtes Pferdegulasch am Schreibtisch verzehrt werden dürfen. „Und wenn sie nicht gestorben sind, dann diskutieren sie noch heute – statt effektiv zu arbeiten!“, schreibt Karrierecoach Martin Wehrle in einer Kolumne über die fortschreitende Großraumisierung unserer Bürowelten.

Doch auch wenn längst klar ist, das zeigt beispielsweise eine Studie des Stress Research Institutes in Stockholm, dass Arbeitnehmer in Großraumbüros fast doppelt so häufig krank und gestresst sind, wie ihre Kollegen in kleineren Büroeinheiten, setzen immer mehr Firmen auf die Einrichtung von Großraumbüros.


Auch andere Studien, darüber schreibt das Portal Karrierebibel.de, zeigen den negativen Einfluss von Reizüberflutung und Lärm. Dort heißt es: „So wird bereits ein mittlerer Geräuschpegel von 55 Dezibel von den meisten Menschen als stressig empfunden und führt zum Ansteigen des Adrenalinspiegels. Man kann sich daher ausrechnen, um wie viel stressiger wohl Großraumbüros empfunden werden müssen, wenn dort im Durchschnitt 70 Dezibel herrschen – das entspricht übrigens dem Lärm eines Rasenmähers, der konstant den Arbeitsplatz durchpflügt.“


Die schlimmsten Fehler im „Open Office“


Da wundert es nicht, dass davon nicht alle Mitarbeiter begeistert sind. „Fakt ist, dass offene Bürokonzepte den gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen müssen“, erklärt Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Conceptsued, das Firmen weltweit bei der Realisierung von maßgeschneiderten Bürokonzepte unterstützt.


Der Experte meint, dass sich nur durch eine gute Planung und Umsetzung das Potenzial entfalten lässt, das die offene Bürolandschaft biete. „Nämlich die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen“, so Brehme, der uns erklärt hat, welche gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten häufig begangen werden – und wie sie vermieden werden können.

Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus

Das Hauptmotiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen teuer Büroquadratmeter. Timo Brehme: „Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen.“

Wer also nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit statt sie zu fördern. „Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte“, so Brehme.


Ein positives Beispiel ist der Schweizer Laufschuhhersteller On Running, der in seinem Züricher Großraumbüro einen schallgeschützten Raum, den „sogenannte Black-Out-Room“ und viele kleine Rückzugsinseln für die Mitarbeiter integriert hat.

Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat keine Stimme

Um die 1990er-Jahre geborene Generationen sind in einer globalisierten und digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie haben oft schon im Grundschulalter gelernt flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. „Best Ager“ hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht. Daher birgt es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden – und mangelnde Akzeptanz bahnt sich an.

„Seinen Mitarbeitern zu sagen: ‚Hier ist Euer neues Großraumbüro, kommt damit klar.‘ funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden – und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten Rahmens“, sagt Brehme.

Denn der Umzug in ein Großraumbüro schafft für jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssen gemeinsam Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: „Eine Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In Gesprächen und Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter bisher gearbeitet haben, und wie sie künftig arbeiten könnten und möchten, um schnell, flexibel und zufrieden zu sein.“


Rückzugszonen und schließbare Räume


Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung

Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office wie auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten.


Timo Brehme: „Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heißt: Raum, Organisation und Technik müssen zusammenpassen.“

Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten

Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmer häufig. „Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunikativem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden“, sagt Brehme.

Eine Faustformel für die Verteilung der Flächen gibt es dabei laut dem Experten nicht, weil diese stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumen abhängt. Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne schließbare Räume sein. Auch „Think Tanks“, „Telefonzellen“ oder intelligente Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb der „Open Spaces“.


Flackerndes Neonlicht saugt die letzten Lebensgeister


Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren

Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten einfällt, wenn sie an Störquellen im Großraumbüro denken. Wir erinnern uns: 70 Dezibel. Ein Rasenmäher!

Tatsächlich aber ist es nicht nur notwendig, die Akustik in der Bürolandschaft zu planen. Timo Brehme: „Wenn es um einen optimalen Workflow und Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben.

Nicht selten durchflutet flackerndes Strobo-Neonlicht die Großraumbüros, die gleichzeitig aussehen wie ein Flughafenterminal. „Es grenzt an vorsätzlicher Körperverletzung, dass der Gesetzgeber die Lärmgrenze von 55 Dezibel für Büros wieder aus der Arbeitsstättenverordnung gestrichen hat“, schreibt ein Kollege bei Zeit Online. „Bluthochdruck, kognitiver Verschleiß und Rückenleiden sind die Staublunge der modernen Arbeitswelt.“


Bei der Planung von Großraumbüros, die ihren Mitarbeitern nicht die letzten Lebensgeister aus dem Körper saugen, spielen auch Verkehrswege eine wichtige Rolle. Wo werden beispielsweise Sofalandschaften aufgebaut, wo eine Lounge eingerichtet, wo der Kicker aufgestellt?

Brehme: „Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen ist optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens. Denn, wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten? Zudem muss auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Großraumbüros nicht durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab.“



KONTEXT

Pro und Contra Grossraumbüro

Vor- oder Nachteile?

Noch sind Großraumbüros in der Minderheit - aber die Zielvorgaben vieler Unternehmen fordern eine wirtschaftliche Optimierung der Büroflächen. Das bedeutet, dass trotz aller Erkenntnisse die Anzahl an Großraumbüros zukünftig eher steigen als abnehmen wird. Das Portal Karrierebibel.de hat genauer hingesehen und zeigt die Vor- und Nachteile dieses Bürokonzeptes.

Portal Karrierebibel.de

Pro: Flexibilität

Der Arbeitsplatz lässt sich besonders flexibel gestalten, da es häufig nur ein paar mobile Gegenstände wie Trennwände, Rollcontainer, Tische und Stühle braucht.

Pro: neue Kollegen

Neue Mitarbeiter können so unkompliziert einen Platz zugewiesen bekommen und lassen sich mit wenig Aufwand in diese Struktur einbinden.

Pro: Kommunikation

Die Kommunikation wird vereinfacht; häufig kann man direkt zum Nachbarkollegen herüberrufen.

Pro: Gemeinschaft

Durch die Zusammenarbeit werden informelle Gespräche und somit auch der Gemeinschaftssinn gefördert.

Pro: Leerstand

Die Raumnutzung ist deutlich effizienter, da so ungewollter Leerstand vermieden wird. Das zahlt sich beispielsweise aus, wenn Mitarbeiter krank oder auf Dienstreisen sind.

Contra: Lärm

Ein ständiger Lärmpegel erschwert konzentriertes Arbeiten. Nicht nur die Kollegen selbst, sondern auch Kopierer im Raum oder Türen, die ständig geöffnet werden, tragen dazu bei.

Contra: Ansteckung

Aufgrund der Menschenmenge kommt es auch zu einer Konzentration von Bakterien und Viren und damit gehäuft zur Ansteckung.

Contra: Licht

Mitarbeiter im Rauminneren haben wenig bis gar kein Tageslicht.

Contra: Wege

Vergleichsweise lange Wege zu Gerätschaften wie Kopierer oder anderen Büroutensilien.

Contra: Konflikte

Verschiedenste Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen auf engstem Raum bieten ein gewisses Konfliktpotenzial.

Contra: Soziale Kontrolle

Ein hohes Maß an sozialer Kontrolle: Nicht nur der Chef sieht, ob man arbeitet, auch Kollegen können jeden Schritt und jedes Telefonat verfolgen.

Contra: Bedürfnisse

Umgebungsfaktoren wie Klima und Beleuchtung sind nicht individuell regulierbar. Als Mitarbeiter hat man häufig die Wahl zwischen den beiden Extremen Mief oder Zugluft.

Contra: Klima

Der Aufwand für die künstliche Klimatisierung ist hoch.

Contra: Unruhe

Es herrscht nicht nur eine akustische, sondern auch eine visuelle Unruhe. Das erschwert besonders das Arbeiten für hochsensible Personen.

Quelle

Karrierebibel.de

Karrierebibel.de

KONTEXT

Was tun gegen die E-Mail-Flut?

Feste Zeiten für E-Mails

E-Mails lenken von der Arbeit ab. Daher ist es ratsam, sich feste Zeiten für die Bearbeitung der elektronischen Post einzurichten und die Benachrichtigungen in der Zwischenzeit auszuschalten. Zumindest wenn es der Job erlaubt.

Jede Nachricht nur einmal lesen

Erst überfliegen, später antworten: Viele Nutzer bearbeiten E-Mails mindestens zwei Mal. Das ist jedoch eine Zeitverschwendung. Sinnvoll ist, sofort zu entscheiden, was zu tun ist.

Eindeutige Absprachen

Je prägnanter, desto besser: Eindeutige Absprachen helfen, die Zahl der E-Mails einzudämmen. Daher sollte man seine Erwartungen klarmachen - das kann auch mit Formeln wie "Zur Information" oder "Aktivität nötig" tun.

Abkürzungen im Betreff

Mit einigen Kollegen steht man täglich im Austausch - mit ihnen kann man sich auf eine sehr knappe Sprache verständigen. In einigen Fällen reicht die Betreffzeile aus, so dass man nicht jede Mail öffnen muss. Bestimmte Abkürzungen helfen: EOM (End of message) oder EDN (Ende der Nachricht) etwa signalisiert, dass alles gesagt ist.

Mails in CC vermeiden

Es kann zwar sinnvoll sein, E-Mails an Kollegen oder den Chef in Kopie weiterzuleiten, diese Funktion wird aber oft genutzt, um Verantwortung zu teilen oder weiterzugeben. Insofern ist es sinnvoll, sich über die Nutzung des CC-Feldes zu verständigen. Wer muss was wissen? Im besten Fall kann man alle CC-Mails in einen separaten Ordner laufen lassen und separat bearbeiten.

Suchen statt sortieren

Je mehr Ordner, desto unübersichtlicher wird es. Experten raten daher von einer komplexen Struktur mit dutzenden Fächern ab - die Suchfunktion fördert auch so wichtige Informationen wieder zu Tage.

Im Zweifelsfall anrufen

Wie genau ist das gemeint? In E-Mails gehen Zwischentöne oft verloren. Deswegen eignet sich das Medium nicht für Diskussionen. Im Zweifelsfall greift man besser zum Hörer (oder geht direkt zum Kollegen).

KONTEXT

Tipps gegen Stress

Rituale schaffen

Versuchen Sie, ein Ritual zu finden, das den Job klar von Ihrem Feierabend und vor allem dem Wochenende abgegrenzt.

Über Stress reden

Wann immer Sie wieder gestresst sind: Geteilter Stress ist halber Stress. Also reden Sie darüber.

Aufgaben ablehnen

Sagen Sie öfter Nein.

Erfolge registrieren

Nehmen Sie Ihre Erfolge wahr, nicht nur das, was schief gegangen ist.

Zufrieden sein

Lernen Sie, mit dem, was Sie erreichen, zufrieden zu sein, auch wenn es von außen keine Anerkennung gibt. Loben Sie sich also auch einfach mal selbst, und erkennen Sie Ihre Leistungen an.

Quelle

Christiane Stenger, "Lassen Sie Ihr Hirn nicht unbeaufsichtigt! - Gebrauchsanweisung für Ihren Kopf", 252 Seiten, EAN 9783593500126, ISBN 978-3-593-50012-6

"Lassen Sie Ihr Hirn nicht unbeaufsichtigt! - Gebrauchsanweisung für Ihren Kopf"

KONTEXT

Was bei der Arbeit stresst

Verantwortung

Was sorgt im Büro für Stress? Der Personaldienstleister Robert Half hat im höheren Management nach den wichtigsten Gründen gefragt. Dabei gaben 18 Prozent der Befragten zu viel Verantwortung oder ständiges an die-Arbeit-denken auch in der Freizeit als Grund für Stress bei der Arbeit an. Nur in Tschechien können die Beschäftigten außerhalb des Arbeitsplatzes schwerer abschalten - dort gaben 28 Prozent an, dauernd an die Arbeit denken zu müssen. Auf der anderen Seite der Skala ist Luxemburg: nur fünf Prozent haben dort dieses Problem.

Stressfrei

Keinen Stress haben dagegen nur sieben Prozent der deutschen Befragten. Genauso niedrig ist der Anteil derer, die ihren aktuellen Job nicht mögen.

Druck von oben

Unangemessener Druck vom Chef nannten 27 Prozent der Befragten hierzulande als Stressgrund. In Brasilien sind es dagegen 44 Prozent.

Chefqualitäten

Wenn der Chef sich eher um sein Handicap kümmert, statt ordentlich zu führen: 28 Prozent der Befragten sind mit der Managementfähigkeit des Chefs unglücklich. Das Unvermögen des führenden Managers, das zu Stress führt, scheint in Luxemburg relativ unbekannt zu sein - nur 11 Prozent der Befragten sind dort mit den Befragten unglücklich, in Dubai sind es gar neun Prozent.

Büroklatsch

Dass unangenehme Kollegen oder fieser Büroklatsch zu Stress führen kann, ist allgemein bekannt. Dementsprechend führen auch 31 Prozent der Befragten das als Stressgrund an - der Anteil derer, die das ähnlich sehen, liegen in allen anderen Ländern fast gleich hoch - außer in Brasilien: 60 Prozent der Befragten geben unangenehme Kollegen und fiesen Büroklatsch als Stressgrund an.

Unterbesetzung

Ein weitere Stressgrund: personelle Unterbesetzung. 41 Prozent der Befragten sehen das als wichtigen Grund für Stress bei der Arbeit an - ein Wert, der fast in allen Ländern ähnlich ist.

Arbeitsbelastung

Doch am problematischsten, laut der Studie: die hohe Arbeitsbelastung. 51 Prozent der Befragten gaben dies als Stressgrund an. Deutschland liegt damit im Schnitt, auch in den anderen elf Ländern ist ein ähnlich hoher Anteil der gleichen Meinung.